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ARPP.PRO

LE NOUVEAU SERVICE EN LIGNE RÉSERVÉ AUX ADHÉRENTS DE L’ARPP


État d’avancement de l’examen de vos demandes, identité des intervenants qui lui sont associés, interactivité avec les juristes via la « zone d’échange », archivage numérique de vos documents, notifications automatiques par mél … Quelles sont les nouveautés ? Pour quels bénéfices ?


ARPP.PRO s’inscrit dans la continuité de la certification ISO 9001:2008 (N° FR004063-1) des processus métiers de l’ARPP par Bureau Veritas Certification obtenue en juillet 2012.


En effet, ARPP.PRO vous permettra :

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 d’effectuer vos demandes de conseils,

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 d’être informé(e) en temps réel du niveau d’avancement de vos demandes et de prendre connaissance de l’identité des personnes intervenant sur vos demandes (Juristes, secrétariat),

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 d’interagir avec les juristes pour toutes précisions concernant une demande de conseil (via les « zones d’échange »),

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 d’accéder à votre coffre documentaire, véritable archive de tous vos documents (projets de publicités, réponses de l’ARPP, récapitulatif de vos demandes, récapitulatifs des messages postés sur la zone d’échange, etc.)

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 à votre service Comptabilité d’accéder aux factures.

1. d’effectuer vos demandes de conseils

La principale nouveauté au niveau de l’interface de la demande est que celle-ci vous permet dorénavant de soumettre, au sein d’une même demande, autant de projets de publicité que vous le souhaitez, dès lors que ceux-ci se réfèrent à un même annonceur et un même projet de campagne (pour rappel, sur l’Arppenligne, il était nécessaire d’effectuer autant d’actes de demande qu’il existait de projets).
L’unicité d’un projet est caractérisée par l’existence d’un produit, d’un format, d’un support, d’une version ou d’une durée. Ainsi, pour effectuer une demande de conseil, il vous faut dorénavant déclarer le nombre de projets sur le formulaire de demande. Le nombre de lignes correspondant apparait alors. Il vous suffit ensuite de renseigner le détail de ces projets en cliquant sur ces lignes (icône verte), et saisir, pour chacun d’eux, les noms de produits, les supports, les titres, les versions, les durées, etc., puis d’y associer, le cas échéant la ou les pièces jointes.

Enfin, si votre demande de conseil ne concerne pas un nouveau projet de campagne mais qu’elle fait suite à une ou plusieurs réponses de l’ARPP, il vous faudra indiquer la référence du dossier (citée en référence, dans les conseils rendus par l’ARPP).

Votre demande peut alors être envoyée à l’ARPP.
Celle-ci passe alors du statut « Demande en attente d’envoi », au statut « Demande en attente d’acceptation et de vérification par le Support Clients » (Pour une démonstration, consultez le tutoriel vidéo ici !). ».

2. d’être informé(e) en temps réel du niveau d’avancement de vos demandes et de prendre connaissance de l’identité des personnes intervenant sur vos demandes (Juristes, secrétariat),

Basé sur un outil ayant permis la modélisation des processus de l’ARPP, tels que validés par la norme ISO 9001, arpp.pro a permis de définir les étapes successives constituant le cycle de vie de vos demandes de conseil, à savoir :

BMP - 426.6 ko

Chacune des étapes vous sera notifiée automatiquement par mél. Il vous sera possible par ailleurs, de prendre connaissance, en temps réel, du niveau d’avancement de vos demandes depuis votre compte arpp.pro, rubrique « Mes demande en cours ».

Vous accéderez alors à 3 vues :

  • Première vue : Vos demandes en attente d’envoi.

Il s’agit des demandes que vous avez commencé à saisir et que vous avez enregistrées. Celles-ci peuvent être finalisées depuis cette vue en cliquant sur le lien figurant dans la première colonne (Date de création).

BMP - 307.3 ko
  • Deuxième vue : Vos demandes en cours de traitement

Depuis cette vue, vous avez la possibilité de prendre connaissance de l’état d’avancement du traitement de votre dossier :

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 Demande en attente de vérification et d’acceptation par le secrétariat,

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 Demande en attente de traitement par le juriste,

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 Demande en cours de traitement par le juriste,

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 Pour les juristes « juniors » : Demande en cours de validation par la Direction du service conseil

Ainsi que de l’identité des différents intervenants qui lui sont associés (prénom et nom de la personne au secrétariat qui a accepté votre demande, prénom et nom du juriste en charge de votre demande, etc.).

Il vous est également possible d’annuler vos demandes, à moins que celles-ci ne soient en cours de traitement par le juriste.

Important  : Un juriste peut également vous demander des précisions sur vos demandes. Vous recevrez une notification par mél, contenant un lien qui vous dirigera vers une zone d’échanges depuis laquelle il vous sera possible de répondre au juriste, d’interagir avec lui, d’envoyer des pièces jointes, etc.

Les demandes pour lesquelles un juriste demande des précisions font par ailleurs apparaitre sur cette vue une fonctionnalité en bout de ligne vous invitant à prendre connaissance du message et à interagir avec l’ARPP.

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Lorsque votre demande est traitée, vous serez notifié de votre conseil par un mél contenant un lien. En cliquant sur ce lien, vous ouvrirez votre conseil au format PDF (une authentification sur arpp.pro peut s’avérer nécessaire si votre session est inactive).

Vos conseils, ainsi que l’ensemble de vos documents (vos messages publicitaires, vos récapitulatifs de demande) sont également accessibles depuis votre coffre documentaire.

  • Troisième vue : Vos demandes traitées par l’ARPP (« phase d’échanges ouverte ») :

Depuis cette vue, vous disposez d’une visibilité sur vos demande traitées par l’ARPP et ce, pendant 20 jours. Il s’agit d’une phase de « pré-clôture » du processus pendant laquelle il vous est possible :

De demander des précisions sur le conseil rendu par l’ARPP.

Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Interagir avec l’ARPP ». Vous accéderez alors à une zone d’échanges depuis laquelle il vous sera possible de d’interagir avec le juriste, d’envoyer des pièces jointes etc. Les messages postés sur la zone d’échange génèrent des notifications par mél.

L’emploi de cette zone d’échanges vous permettra de disposer d’un archivage et d’une traçabilité, depuis votre coffre documentaire, de l’ensemble des messages envoyés et reçus et se rattachant à une demande de conseil ; le tout « consigné » au sein d’un document au format PDF (Type de document « Récapitulatif zone d’échange »).

Attention : La zone d’échange ne peut être utilisée que pour demander des précisions sur un conseil. Pour toute modification apportée à votre projet, il convient de formuler une nouvelle demande de conseil, notamment en utilisant la fonctionnalité prévue à cet effet. (Voir ci-après).

De demander un nouveau conseil pour le même projet de campagne

Depuis la vue « Mes demandes traitées par l’ARPP », vous pourrez solliciter un nouveau conseil pour le même projet de campagne en cliquant sur la fonctionnalité « Nouveau conseil pour ce dossier ».

Un formulaire de demande se charge (pensez à désactiver votre anti-popup), reprenant automatiquement le nom de l’annonceur et la référence du dossier. Il vous suffit alors de le compléter de vos projets de publicité et d’envoyer votre demande à l’ARPP.

3. d’accéder à votre coffre documentaire, véritable archive de tous vos documents (projets de publicités, réponses de l’ARPP, récapitulatif de vos demandes, récapitulatifs des messages postés sur la zone d’échange etc.)

En cliquant sur l’onglet mon coffre documentaire, vous pourrez accéder à l’ensemble de vos documents à savoir :

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 Vos projets de publicité (visuels, scripts, story-boards, films, bannières…)

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 Les conseils de l’ARPP.

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 Les récapitulatifs de vos demandes et de vos projets de publicité.

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 Les messages postés sur la zone d’échange.

Au moyen d’un moteur de recherche documentaire multicritères, vous pourrez effectuer vos requêtes, basées sur :

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 la référence du dossier,

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 le nom de l’annonceur,

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 le nom du produit,

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 le type de document,

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 le secteur ou la nature du produit,

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 le support de diffusion,

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 le nom du juriste ayant traité votre demande,

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 la période d’envoi de vos demandes,

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 la période de finalisation de la demande.

Les critères sont cumulatifs.

Par exemple, si vous souhaitez afficher les lettres-conseil de l’ARPP rendus pendant une période donnée, il vous suffit de sélectionner dans la liste des types de documents la valeur « lettre-conseil » puis de saisir une date de début et de fin au niveau du critère date de fin d’examen.

Vous afficherez alors l’ensemble des réponses de l’ARPP émises sur une période donnée.

Autre exemple, si vous souhaitez afficher l’ensemble des réponses de l’ARPP pour un projet de campagne donné, il vous suffit de saisir votre référence dossier au niveau du champ « Identifiant de dossier » puis de sélectionner le type de document « Lettres-conseil  ». Vous afficherez alors l’ensemble des conseils de l’ARPP rendus pour votre projet de campagne (de l’idée créative à la version finalisée par exemple).

Pour réinitialiser la recherche, cliquez sur « Effacer filtre ».

Un écran de recherche simplifié et spécifique à vos demandes de conseil « sans annonceur » est également mis à votre disposition pour la consultation des documents relevant de ce type de demande.

4. A votre service Comptabilité d’accéder aux factures

Les utilisateurs identifiés en tant que contact de facturation au sein de votre établissement pourront accéder à l’ensemble des factures en cliquant sur l’onglet prévu à cet effet.

Les appels annuels à cotisation seront notifiés par voie de mél aux contacts de facturation et de direction. Une authentification sur arpp.pro sera alors nécessaire (à moins que la session de l’utilisateur concerné soit activée)

Les factures concerneront dans un premier temps les cotisations liées à votre adhésion. Elles seront ensuite étendues aux avis TV/SMAd au milieu de l’année 2013.

Nous vous souhaitons une excellente navigation sur arpp.pro et espérons que vous saurez profiter pleinement des nouvelles fonctionnalités de ce nouveau service en ligne qui vous est réservé.

Pour toute aide concernant l’utilisation de ARPP.PRO, contactez notre support sur support@arpp.org au +33(0)1 40 15 15 28 (ou 15 48 ; 15 21 ; 15 46).

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